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2022-03-05 07:35

北京預定會議室-如何選擇和會議相匹配的會議場地?

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北京預定會議室-如何選擇和會議相匹配的會議場地?會議成為人們商務生活必不可少的元素,關于會議場地的選擇和查找也就成為一個另很多商務人士頭疼的話題。那么如何才能省時省錢省力有找到與自己的要求完美匹配的會議場地呢?北京運商會議中心教您幾招,學會這幾招,保您成為會議場地選擇的高手哦!

1、明確會議的時間、地點、規模。這三點是一個會議的基本組成要素。想要找到合適的會議場地就要首先明確這三點。時間用來確認會議場地的檔期。地點用來查找符合條件的會議場所。規模用來確定會議場地的尺寸,大小,層高等等。

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2、明確幾種常用的會議擺臺形式。最常用的幾種會議擺臺形式是:劇院式、課桌式、宴會式、董事會等等。不同的擺臺形式對會場的面積及配備的設施要求都不同,明確自己會議的擺臺形式可以更好的確定自己所要求的會議場地的面積大小。

3、明確了會議的時間、地點、規模、擺臺等等后。會議的基本要求已經確定下來。這時候需要您在所確認的地點附近內查找符合您要求的會議場地,當然如今會議場地供應商如此之多。酒店、展覽中心、創意會場等等哪一個是您最佳的選擇呢?在所確定的區域內必定有多家場所符合您的要求哦,那就進入下一步吧。

4、根據會議場地的布置方案,您會對會場有一個進一步的要求。比如層高多少、前廳多少、會場是否允許有柱子存在等等。這樣在符合的會議場地中您將PASS掉一些不符合要求的會議場地。那么接下來您要做什么呢?

5、與會議場地的提供商聯系,查詢檔期及報價。會議場地的供應商有分為直接供應商和間接供應商。直接供應商是指酒店、會議場所的擁有者及直接銷售者,間接供應商是指公關公司、會場預定網站如搜會網等。兩者各有優缺。與直接供應商聯系一切事物就要您親力親為。而間接供應商可以為您將所有事情規劃好。接下來就要在檔期允許的會議場地里比較報價了,當然您最好參考交通是否便利,會議場地附屬服務是否周到,在全部比較好后我們相信您會有中意并符合您要求的會議場地選擇方案了。

6、接下來您要為您滿意的場地做預定并支付一定的定金,簽訂會場租賃合同并完善您要求的服務信息及會議場地配備要求。以確保在您會議成功圓滿。


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